-89% Czasu na Kampanie, +340% Produktywności Zespołu

Case Study Automatyzacji AI – zobacz jak to zrobiliśmy

Havena, pionierska platforma typu „AI Coach”, oferująca spersonalizowany rozwój zawodowy, stanęła przed paradoksem innowatora: ich produkt rewolucjonizował rynek, ale ich własne procesy marketingowe były powolne, manualne i pracochłonne.

Zespół ekspertów Haveny spędzał cenne godziny na powtarzalnych zadaniach operacyjnych, zamiast skupiać się na strategii. Agencja Westom została zaangażowana do przeprowadzenia audytu i wdrożenia kompleksowego systemu automatyzacji marketingu opartego na AI.

Naszym celem nie było zastąpienie ludzi, lecz ich „uwolnienie”. Stworzyliśmy zintegrowany „System Operacyjny AI” dla działu marketingu, który zautomatyzował 90% zadań związanych z tworzeniem i wdrażaniem kampanii. Efekt? Skrócenie średniego czasu wdrożenia nowej kampanii z 42 godzin roboczych do zaledwie 4.5 godzin (redukcja o 89%) oraz wzrost produktywności tego samego zespołu o +340%, mierzony liczbą przeprowadzonych, spersonalizowanych kampanii w skali miesiąca.

1. Klient: Havena – Pionierzy Coachingu AI

Havena to dynamicznie rozwijający się startup B2B/B2C w sektorze EdTech, który z sukcesem wprowadził na rynek pierwszego na świecie „AI Coacha”. Ich platforma SaaS wykorzystuje zaawansowane modele językowe (LLM) do prowadzenia spersonalizowanych sesji coachingowych, pomagając pracownikom w korporacjach oraz klientom indywidualnym w osiąganiu celów zawodowych i rozwoju kompetencji miękkich.

Jako firma na pierwszej linii frontu rewolucji AI, ich wizerunek opiera się na innowacji, szybkości i personalizacji.

2. Wyzwanie: Paradoks Innowatora

Zespół Haveny to światowej klasy eksperci od AI, psychologii i rozwoju biznesu. Jednak ich dział marketingu, choć genialny strategicznie, tonął w pracy manualnej. Stanęliśmy przed następującymi wyzwaniami:

• Eksperckie Wąskie Gardło: Każdy element kampanii – od posta na LinkedIn, przez artykuł na blogu, po skrypt webinaru – musiał być merytorycznie zatwierdzony przez założycieli lub kluczowych ekspertów. Ich czas był najcenniejszym zasobem firmy, a stawał się operacyjnym wąskim gardłem.
• Brak Skalowalności Kampanii: Przygotowanie i uruchomienie jednej, wielokanałowej kampanii (np. promującej nowy webinar) było procesem trwającym średnio ponad tydzień roboczy (ok. 42 godzin). Obejmowało to manualne tworzenie wariantów kreacji, ręczne ustawianie kampanii w Google Ads, LinkedIn Ads, systemie e-mail marketingu oraz harmonogramowanie postów.
• Wysoki Koszt Utraconych Szans: Zespół marketingowy spędzał 80% czasu na zadaniach wykonawczych (setup, copy-paste, drobne modyfikacje graficzne), a tylko 20% na strategii i analizie. W tak dynamicznym rynku, powolna egzekucja oznaczała utratę przewagi konkurencyjnej.
• Niespójność Przekazu: Przy manualnym tworzeniu dziesiątek wariantów reklam i treści, trudno było utrzymać 100% spójność tonalną i merytoryczną na wszystkich platformach.

Havena potrzebowała, aby ich marketing działał tak inteligentnie i wydajnie, jak ich flagowy produkt.

3. Cele: Od Reaktywności do Proaktywnej Skalowalności

Wspólnie z zarządem Haveny zdefiniowaliśmy klarowne cele projektu, wykraczające poza standardowe metryki:

• Cel Główny: Skrócenie czasu „time-to-market” dla nowych kampanii marketingowych o co najmniej 80%.
• Cel Drugorzędny: Zwiększenie „przepustowości” (throughput) zespołu marketingowego, mierzonej liczbą równolegle prowadzonych, spersonalizowanych kampanii, o minimum 300% – bez zwiększania zatrudnienia.
• Cel Trzeciorzędny: Uwolnienie czasu ekspertów (założycieli) z procesów operacyjnych i marketingowych, pozwalając im skupić się na rozwoju produktu i strategii biznesowej.

4. Faza I: Audyt Procesów i Architektura Systemu (2 tygodnie)

Zanim napisaliśmy choćby jedną linię kodu czy automatyzacji, przeprowadziliśmy dogłębny audyt workflow. Zmapowaliśmy każdy krok, od idei na kampanię po jej końcowy raport.

Odkryliśmy, że „złodziejami czasu” nie były skomplikowane zadania, lecz setki małych, powtarzalnych czynności: zmiana rozmiarów grafik, adaptacja tego samego przekazu na różne platformy (LinkedIn vs. Facebook vs. Google Ads), ręczne kopiowanie danych między systemami (CRM, platforma reklamowa, e-mail).

Rozwiązaniem nie było kolejne narzędzie. Rozwiązaniem był zintegrowany system. Zaprojektowaliśmy „System Operacyjny AI” (AI-OS) dla marketingu Haveny, oparty na trzech filarach:

1. Scentralizowany „Mózg” Treści: Stworzenie i wytrenowanie prywatnego modelu AI (fine-tuning) w oparciu o dotychczasowe treści, webinary i wytyczne brandowe Haveny.
2. Platforma Automatyzacji (Middleware): Użycie narzędzi typu „low-code” (jak Make.com/Integromat) do połączenia wszystkich istniejących narzędzi (CRM, Ads API, Social Media, Email) w jeden spójny organizm.
3. Inteligentna Pętla Sprzężenia Zwrotnego: Automatyczne zbieranie danych o wynikach i dostarczanie ich zespołowi w formie wniosków, a nie surowych danych.

5. Faza II: Egzekucja – Budowa Ekosystemu Automatyzacji (6 tygodni)

Przeszliśmy od architektury do wdrożenia. Nasze działania skupiły się na stworzeniu „mnożników produktywności” na każdym etapie lejka.

1. „Cyfrowy Sobowtór” Brandu (AI Content Engine):

Pierwszym krokiem było stworzenie rdzenia dla treści. Zamiast używać generycznego ChatGPT, zbudowaliśmy „cyfrowy sobowtór” (digital twin) głosu marki Havena. Wykorzystaliśmy ich najlepsze artykuły, transkrypcje webinarów i persony klientów do fine-tuningu modelu LLM.

• Efekt: Zespół marketingu przestał pisać treści „od zera”. Teraz wprowadzali brief (np. „Napisz 5 wariantów reklamy na LinkedIn dla webinaru X, skierowane do managerów HR, podkreślając problem Y”), a AI generowało 80% gotowej treści, idealnie dopasowanej do tonu marki i wiedzy eksperckiej.

2. Zautomatyzowana „Fabryka” Kampanii:

Zbudowaliśmy centralny hub, w którym marketerzy zarządzali kampaniami z jednego miejsca.

• Jak to działało (Przykład: Nowy Webinar):
  1. Marketer wypełnia jeden formularz (np. w Notion lub Airtable): tytuł, data, prelegent, 3 kluczowe benefity, link do rejestracji.
  2. Automatyzacja (Trigger): Zapisanie formularza uruchamiało sekwencję w Make.com.
  3. Generowanie Treści: Nasz „Mózg AI” (krok 1) automatycznie tworzył:
     • 5 wariantów copy reklamowego (Google Ads, LinkedIn Ads).
     • Sekwencję 3 e-maili zapraszających (dla bazy newsletterowej).
     • 3 posty na media społecznościowe (z propozycjami grafik).
     • Szkic artykułu na bloga zapowiadającego wydarzenie.
  4. Dystrybucja i Setup: Skrypty automatycznie tworzyły wersje robocze kampanii w menedżerach reklam, wersje robocze e-maili w systemie mailingowym i wersje robocze postów w harmonogramie.
  5. Aprobata Człowieka: Marketer otrzymywał powiadomienie. Jego rola zmieniła się z „twórcy” w „edytora” i „stratega”. Przeglądał, akceptował i jednym kliknięciem uruchamiał wszystkie kanały jednocześnie.

3. Inteligentne Raportowanie:

Stworzyliśmy dashboard, który nie tylko pokazywał dane (jak Google Analytics), ale również je interpretował. AI analizowało, które warianty reklam działają najlepiej i automatycznie sugerowało alokację budżetu lub podpowiadało, które kreacje należy wyłączyć.

6. Rezultaty: Nowa Era Produktywności

Po 3 miesiącach od pełnego wdrożenia, dane mówiły same za siebie. Porównaliśmy kwartał „przed” i „po” wdrożeniu systemu.

• -89% Czasu na Wdrożenie Kampanii
  • Przed: Średni czas od briefu do startu wielokanałowej kampanii: 42 godziny robocze.
  • Po: Średni czas od briefu do startu: 4.5 godziny robocze.
  • Wniosek: Zespół mógł reagować na trendy rynkowe lub pomysły tego samego dnia, a nie w przyszłym tygodniu.
• +340% Produktywności Zespołu
  • Przed: 3-osobowy zespół marketingowy był w stanie efektywnie zarządzać i optymalizować 5-6 nowych mikro-kampanii miesięcznie.
  • Po: Ten sam 3-osobowy zespół zarządzał 22 w pełni spersonalizowanymi kampaniami w tym samym okresie.
  • Wniosek: Produktywność, mierzona liczbą zarządzanych kampanii, wzrosła o 340%. Zespół 3-osobowy zyskał wydajność operacyjną zespołu 10-osobowego.
• Wskaźniki Biznesowe (Efekty II rzędu):
  • +45% Wzrost Liczby Wygenerowanych Leadów (MQL) kwartał do kwartału, co było bezpośrednim wynikiem większej liczby „strzałów na bramkę” (kampanii).
  • +20% Poprawa Satysfakcji Zespołu (eNPS): Zespół marketingowy raportował wyższą satysfakcję z pracy, ponieważ mógł skupić się na kreatywnych i strategicznych wyzwaniach, eliminując „pracę-zombie”.
  • Odzyskane 30+ Godzin Miesięcznie Czasu Założycieli: Eksperci firmy zostali niemal całkowicie wyłączeni z procesów akceptacji treści marketingowych, ufając systemowi i przeszkolonemu modelowi AI.

7. AI jako Mnożnik Ludzkiego Potencjału

Case study Haveny to dowód na to, że automatyzacja AI nie polega na zastępowaniu ludzi – polega na mnożeniu ich potencjału. Nasza interwencja nie polegała na dostarczeniu kolejnego narzędzia SaaS. Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system operacyjny, który przejął 90% powtarzalnej pracy, pozwalając światowej klasy ekspertom Haveny robić to, w czym są najlepsi: myśleć strategicznie, analizować rynek i budować rewolucyjny produkt.

Paradoks innowatora został rozwiązany. Teraz marketing Haveny jest równie zaawansowany i wydajny, jak ich własna technologia „AI Coacha”.

Czy Twój Zespół Spędza Więcej Czasu na „Robieniu” niż na „Myśleniu”?

Wysoka produktywność to nie praca po godzinach. To praca mądrzejsza, wspierana przez inteligentne systemy. Jeśli Twój zespół ekspertów utknął w manualnych procesach, czas to zmienić.