Zarządzanie projektami w E-commerce: Klucz do sukcesu w cyfrowej erze handlu

Zarządzanie projektami (z języka angielskiego project management) to inaczej wszystkie czynności, które prowadzą do osiągniecia wyznaczonych celów w określonych ramach czasowych. W przypadku projektów SEO będzie to np. poprawienie widoczności w Google, osiągnięcie wysokich pozycji na najważniejsze frazy (np. top 1-3, czy tez 1-10), poprawa współczynnika konwersji, wdrożenie optymalizacji na sklep internetowy, skuteczne linkowanie do serwisu. Projekty SEO mogą być częścią zadań powiązanych z innymi projektami. Przykładem niech będzie projekt marketingu treści z SEO, budowa nowego sklepu i optymalizacja pod SEO, wdrożenie nowego kanału filmowego na YouTube i optymalizacja pod wyszukiwarki (zarówno YouTube jak i Google) itp.

E-commerce, czyli handel elektroniczny, w ciągu ostatnich lat przeszedł ogromną transformację, stając się jednym z głównych kanałów sprzedaży dla przedsiębiorstw na całym świecie. Aby sprostać rosnącym wyzwaniom w tej dziedzinie, niezbędne jest efektywne zarządzanie projektami.

Jaka jest specyfika projektów w E-commerce?

Projekty E-commerce różnią się od tradycyjnych projektów zarówno swoją dynamiką, jak i złożonością. Wymagają one:

• Integracji wielu systemów: od systemów płatności po systemy zarządzania treścią i zarządzania relacjami z klientami.
• Szybkiej adaptacji do zmieniającego się rynku: trendy zakupowe, technologie oraz oczekiwania klientów są w stałym ruchu.

Kluczowe elementy zarządzania projektami w E-commerce

a) Analiza wymagań i celów biznesowych: Każdy projekt powinien rozpocząć się od zrozumienia oczekiwań interesariuszy i określenia celów biznesowych.

b) Planowanie: Po zdefiniowaniu wymagań, należy stworzyć szczegółowy plan działania, uwzględniając zasoby, budżet i czas.

c) Testowanie: W świecie E-commerce, gdzie błędy mogą kosztować duże sumy pieniędzy, testowanie jest kluczem do sukcesu. Należy testować wszystko, od interfejsu użytkownika po systemy płatności.

d) Monitorowanie i kontrola: Narzędzia analityczne i KPI (wskaźniki kluczowe dla sukcesu) są niezbędne do monitorowania postępów projektu i zapewnienia, że wszystko idzie zgodnie z planem.

e) Komunikacja: Efektywna komunikacja pomiędzy zespołami, dostawcami i interesariuszami jest kluczowa w zarządzaniu projektami E-commerce.

1. Jira – wszechstronne narzędzie dla złożonych projektów

Jira, opracowana przez firmę Atlassian, jest przede wszystkim znana jako narzędzie dla zespołów programistycznych. Jej funkcje obejmują zarządzanie błędami, backlogiem oraz sprintami w metodyce Scrum.

• Kluczowe korzyści:
  • Możliwość dostosowania workflow do potrzeb projektu.
  • Zintegrowane narzędzia do raportowania.
  • Szeroka gama wtyczek i integracji z innymi systemami.

2. Trello – wizualne zarządzanie zadaniami

Opierając się na metodologii Kanban, Trello oferuje wizualne tablice z kartami reprezentującymi zadania. Jest to doskonałe narzędzie dla zespołów, które cenią sobie prostotę i przejrzystość.

• Kluczowe korzyści:
  • Intuicyjny interfejs użytkownika.
  • Możliwość dodawania etykiet, checklistów i terminów.
  • Łatwa współpraca i komunikacja w obrębie zespołu dzięki komentarzom i powiadomieniom.

3. Asana – kompleksowe zarządzanie zadaniami i projektami

Asana łączy w sobie elementy obu powyższych narzędzi, oferując zarówno wizualne tablice, jak i listy zadań z różnymi opcjami priorytetów i podziałem na podzadania.

• Kluczowe korzyści:
  • Elastyczność w wyborze metodyki (Scrum, Kanban itp.).
  • Zaawansowane funkcje planowania i raportowania.
  • Zintegrowane narzędzia do komunikacji i współpracy.

Znaczenie elastycznych metodologii

Metodologie takie jak Scrum czy Kanban są często stosowane w E-commerce ze względu na ich elastyczność i skupienie na ciągłej adaptacji do zmieniających się warunków.

Projekt to złożone zadania, które charakteryzują się pewnymi cechami. Nie będzie projektem nawet najbardziej złożone zadanie, jeśli nie jest opisane pewnymi zasadami. W odróżnieniu od procesu, projekt jest czymś unikalnym w skali Twojej organizacji. Wprowadzi nowe, innowacyjne rozwiązania i nauczy czegoś nowego. W przypadku procesu mamy do czynienia z działaniami i zadaniami, które już się dzieją. Proces skupia się na wiedzy i doświadczeniach, kóre już zdobyliśmy. Projekt ma na celu stworzenie unikalnego i innowacyjnego produktu/usługi itp.

Projekt S.M.A.R.T.

Prawidłowo skonstruowany projekt powinien spełniać cechy SMART (od wyrazów Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) czyli: powinien być:

• Skonkretyzowany (ang. Specific), czyli dokładnie określony, opisany jednoznacznie co nie daje miejsca na błędy w interpretacji.
• Mierzalny (ang. Measurable), czyli tak opisany, by bez problemów można zmierzyć cele
• Osiągalny (ang. Achievable), to taki, który da się zrealizować, czasami ten nazywany Ambitnym (ang. ambitious) czyli trudny do realizacji, ale osiągalny i wnoszący dużo dobrych efektów,
• Istotny (ang. Relevant) oznacza, że jest ważny z punktu widzenia organizacji a jego realizacja będzie korzystna i wniesie pozytywne wartości,
• Określony w czasie (ang. Time-bound) – określenie czasu potrzebnego na realizację oraz kolejnych etapów wdrażania jest jednym z ważniejszych etapów tworzenia projektu, w przeciwnym razie zadanie może trwać w nieskończoność.

Konkretny projekt odpowiada na pytania:

• (Who) Kto jest związany z celem?
• (What) Co chcę osiągnąć?
• (Where) Określ miejsce realizacji.
• (When) Określ przedział czasu, w którym cel ma zostać osiągnięty.
• (Which) Określ wymagania, ograniczenia i potencjalne problemy związane z realizacją celu.
• (Why) Określ przyczyny realizacji danego celu i korzyści płynące z osiągnięcia go.

W Wersji rozszerzonej nazwanej S.M.A.R.T.E.R dochodzą dwa elementy:

• Ekscytujący (ang. Exciting), czyli wzbudzający pozytywne emocje, które motywują cały zespół i organizację do jego osiągnięcia,
• Zapisany (ang. recorder) cel umożliwia jasne jego określenie i dążenie do konkretnych wytycznych. Szczególnie ważne w sytuacji, gdy długo trwające projekty powodują zniechęcenie a co się często z tym wiąże zmianę lub zaniechanie pierwotnych założeń. Sprawdzanie realizacji początkowo wyznaczonego celu motywuje do pracy i pomaga znaleźć słabe ogniwa.

Każdy projekt ma swoje słabości. Najczęściej są to:

• Czynnik ludzki – brak wystarczających kompetencji, przerost wiary we własne siły, brak czasu i każdy inny problem, który jest związany bezpośrednio z działaniem ludzi.
• Czynnik finansowy – zbyt małe fundusze lub źle rozłożone priorytety inwestowania a czasami przeinwestowanie co również potrafi zablokować projekt. Zbyt małe fundusze mogą spowodować, że projekt nie będzie w pełni funkcjonalny i w efekcie nie będzie w stanie ocenić realnych wyników.
• Czynnik techniczny – brak infrastruktury, oprogramowania. Zdarza się, że firmy oszczędzając na prowadzonych projektach instalują darmowe lub niepełne oprogramowanie lub korzystają z półśrodków w postaci ograniczonych zasobów IT. Takie działanie nie jest złe pod warunkiem, ze nie ma znaczącego wpływu na powodzenie lub efekty końcowe samego projektu. Na rynku istnieje cała masa darmowego i profesjonalnego oprogramowania i nie ma konieczności korzystania z drogich i płatnych wersji, ale taką ocenę powinien zawsze przeprowadzić fachowiec z danej branży i podpisać się pod swoim wyborem. Przykładem niech będzie przeprowadzenie testów ab Landing Page (strony produktu).

Role osób w projekcie e-commerce.

Każdy projekt wymaga sponsora i właściciela projektu. Czasami może to być jedna osoba, ale w  większych organizacjach to dwie różne funkcje, które są kluczowe dla powodzenia projektu.

Sponsor projektu to najważniejsza osoba w całym przedsięwzięciu. Pełni kilka funkcji:

• decyduje o funduszach na projekt i czasie realizacji,
• może decydować o zasobach firmy przeznaczonych do realizacji projektu
• udrażnia kanały blokujące sprawne przeprowadzenie i wdrożenie projektu

Sponsor powinien być osobą mocno umocowaną w strukturach firmy i mieć decydujący wpływ na finanse i zasoby firmy w przeciwnym razie nawet najlepszy projekt polegnie i przegra z innymi zadaniami, które są prowadzone przez osoby o większej sile głosu.

Rozbudowane organizacje charakteryzują się tym, że prowadzi się w nich wiele projektów na raz. Część z nich przynosi większe lub mniejsze efekty ale o tym, które są prowadzane w odpowiednim tempie i wdrażane w pierwszej kolejności decydują osoby kierujące firmą. Właśnie z tego powodu projekty SEO potrzebują silnie umocowanego w organizacji sponsora, który nie tylko przeznaczy środki na zadanie ale wesprze projekt w słabych chwilach i pomoże doprowadzić do końca.

Niestety ale typowym błędem w prowadzonych projektach jest brak zaangażowanego sponsora, który wprowadzony na sam koniec projektu wprowadza swoje zmiany i destabilizuje prace zespołu i cały harmonogram. Efekt HIPPO ( z języka angielskiego highest paid person’s opinion czyli opina osób najlepiej opłacanych) występujący w większości firm skutkuje mniejszym lub większym paraliżem projektu na pewien czas.

Sponsor nie musi uczestniczyć we wszystkich pracach zespołów i znać każdy szczegół. Wszystko zależy od wspólnej decyzji właściciela projektu i samego sponsora, czasu tego drugiego oraz umiejętności i wiedzy. Sponsor, który nie zna szczegółów technicznych SEO może tylko biernie uczestniczyć w pracach roboczych bez merytorycznego wkładu. Dlatego tak ważne jest określenie dodatkowej roli sponsora i czas

Sponsor zaangażowany w projekt, który uczestniczy w pracach zespołów i na bieżąco jest zorientowany w postępach.

Sponsor sporadyczny, czyli taki który bierze udział w kluczowych spotkaniach, na których podsumowuje się prace i postępy.

Sponsor często jest pomysłodawcą projektu i łącznikiem pomiędzy działami w firmie.

Właściciel projektu, to osoba prowadząca projekt od początku (kick off, czyli spotkanie inicjujące sam projekt). Osoba kluczowa dla powodzenia projektu, która musi posiadać szereg cech społecznych (spaja zespół, rozwiązuje konflikty, mobilizuje do pracy), przywódczych (zarządzanie projektami wymaga stawiania na swoim), doświadczenia i wiedzy (bez znajomości tematu projekt nie będzie przeprowadzony w pełni profesjonalnie). Trudne, wielowątkowe projekty, które wymagają koordynacji pracy wieloosobowych zespołów to zdanie dla osób z charakterem, wiedzą i takich, którzy bezkonfliktowo potrafią zdyscyplinować ludzi do pracy.

Właściciel projektu może czasami być sponsorem, jeśli jest mocno umocowany w organizacji. Jeśli te dwie funkcje to dwie różne osoby, to każdy projekt zaczynamy od spotkania Właściciel projektu – Sponsor projektu, na którym omawia się podstawowe założenia: finanse, zespół i jego skład, wstępny harmonogram prac.

Kick off, czyli spotkanie organizacyjne przed startem projektu

Na kick off zaproś koniecznie sponsora projektu ale również każdą osobę, która może wnieść coś do projektu na etapie planowania zespołu, harmonogramu prac i celów. Nawet jeśli uczestnicy tego spotkania nie będą później uczestniczyć w realizacji projektu, to podzielą się swoimi pomysłami, rozdysponują zasoby (np. kierownicy działów wyznaczą osoby do pracy przy zadaniach). Dodatkową korzyścią jest to, że poinformujesz szersze grono o starcie projektu co pozwoli nie tylko na przychylniejsze spojrzenie innych na Twoje zadana ale również na wpisanie projektu w inne realizacje, o których możesz nie mieć pojęcia.

W trakcie kick off ustalisz i potwierdzisz ostatecznie:

• Kto jest sponsorem projektu a kto właścicielem
• Osoby zarządzające projektem w poszczególnych działach (np. UX, IT, treści, linki itp.),
• Fundusze i zasoby niezbędne na realizację projektu
• Wsparcie zewnętrznych firm i kto będzie koordynował współpracę
• Czas i harmonogram prac poszczególnych grup projektowych
• Problemy i wszystkie możliwe przeciwności, które mogą wpłynąć na projekt: np. zmieniająca się sytuacja w firmie czy też w otoczeniu rynkowym, niepewne dodatkowe fundusze, brak wsparcia osób decyzyjnych, inne ważniejsze projekty, problemy z zasobami ludzkimi itp.

Jak ustalać priorytety w projekcie, metoda MoSCoW

Kluczem do sukcesu w prowadzeniu projektów jest właściwe ustalanie priorytetów i kluczowych zadań, kóre odpowiadają za powodzenie. Jedną z metod jest metoda MoSCoW, czyli:

M – MUST (ang. musi być): Opisuje dokładanie co musi być spełnione w końcowym rozwiązaniu. Opisuje wymagania, bez których projekt nie ma sensu realizacji. Przykładowo projekt optymalizacji technicznej SEO sklepu internetowego bez wsparcia zespołu deweloperów nie ma szans na powodzenie.

S – SHOULD (ang. powinien być): Określa elementy projektu, które mogą ale nie muszą być zrealizowane za wszelką cenę.

C – COULD (ang. może być): Część projektu, która będzie realizowana jeśli pozwolą na to zasoby i czas.

W – WON’T (ang. nie będzie): Wymagania i zadania, które są wykluczone z projektu za zgodą wszystkich. Ich realizacja została anulowana całkowicie lub odłożona do rozpatrzenia w przyszłości.

W większości projektów lista zadań podzielona jest w poniższej skali:

• 60% przypada na MUST
• 20% przypada na SHOULD
• 20 przypada na COULD

Dlaczego priorytetyzacja zadań jest taka ważna?

Bez dokładnego określenia ważności i kolejności realizacji zadań prawie na pewno zadania o mniejszej trudności lub mniej ważne będą realizowane na samym początku. Po pierwsze nie każdy ma wystarczające kompetencje lub doświadczenie do oceny wagi zadań, po drugie nie zawsze osoby uczestniczące w projekcie chcą ponosić odpowiedzialność za ponoszone decyzje.  Z tego powodu ustalenie priorytetów wyjaśnia sporne kwestie i pozwala na szybkie przechodzenie do kolejnych etapów realizacji.

Cele i zadania mogą mieć przypisywaną skalę ważności, np. od 1 do 10. Ważne, żeby było to jasne dla każdego od samego początku.

Metodę MOSCOW można stosować na każdym etapie prowadzenia projektu, nie tylko dla głównych założeń, ale również dla poszczególnych mniejszych elementów i zadań.