Otwarcie Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@westom.pl Zadzwoń +48 530 825 825
Otwarcie Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@westom.pl Zadzwoń +48 530 825 825

Warsztaty z użyteczności

Na warsztatach ze zbierania wymagań powinieneś zapoznać się ze streszczeniem. Nie wszyscy zdają sobie sprawę, jak ważne jest streszczenie i nie podchodzą profesjonalnie do jego przygotowania. Nieważne, jak przebiegnie spotkanie. Czy będą to dobrze przeprowadzone warsztaty czy tylko nieformalne spotkanie. W każdym przypadku powinieneś mieć możliwość dokładnego zapoznania się ze streszczeniem.

Jeśli zauważysz braki w otrzymanych materiałach, to poproś o ich uzupełnienie. W streszczeniu powinny być zawarte wszystkie wymagania i ograniczenia projektu. Może będziesz miał szczęście i od razu dostaniesz obszerne materiały. Niektórzy po prostu nie do końca zdają sobie sprawę, jakich efektów oczekują od projektu i stąd problem ze stworzeniem odpowiedniego streszczenia.

Jeśli po warsztatach będziesz dobrze rozumiał, jak powinny wyglądać prace z zakresu user experience, to znaczy, że warsztaty przebiegły pomyślnie.

Warsztaty służą również budowaniu więzi w zespole projektowym. To jest właśnie ten moment, kiedy cała grupa identyfikuje się z projektem. Każda osoba zdaje sobie sprawę, jak ważną rolę pełni w projekcie.

Kiedy przeprowadzać warsztaty?

Warsztaty są jednym z wielu narzędzi służących do zbierania wymagań. Jeśli przebiegną pomyślnie, powinieneś znać cele biznesowe oraz cele użytkowników. Nie ma uniwersalnych technik służących do zbierania wymagań, które mógłbyś wykorzystać w każdym projekcie. Każdy projekt jest inny i będzie wymagał zastosowania innych technik. To, jaką metodę zastosujesz, zależy od wielu czynników – od wymagań klienta, od Twoich możliwości, a przede wszystkich od dostępnych zasobów (finanse, czas, ludzie).

Wymagania możesz jeszcze zbierać poprzez:

  • Rozmowy z interesariuszami.
  • Testy użyteczności.
  • Analizę konkurencji.
  • Badania kontekstowe.
  • Badania i ankiety.

Jeśli tylko zasoby i czas na to pozwalają, możesz wykorzystać kilka technik. Możesz też łączyć je ze sobą, na przykład połączyć warsztaty ze zbierania wymagań oraz generowania pomysłów albo przeprowadzić ankiety podczas warsztatów lub podczas rozmów z interesariuszami.

Warsztaty ze zbierania wymagań oraz rozmowy z interesariuszami mają podobne przeznaczenie, jednak te techniki różnią się od siebie. W warsztatach bierze na ogół udział mniejsza grupa ludzi i ich celem jest omówienie praktycznych aspektów podejmowania decyzji. Warsztaty sprawdzają się przy dużych i skomplikowanych projektach, a także w przypadku, gdy stosujesz wiele różnych technik zbierania wymagań – warsztaty w takim przypadku są dobre do przeprowadzenia dyskusji i wymiany informacji na temat dokonanych postępów.

Rozmowy z interesariuszami angażują większą grupę ludzi, a ich zadaniem jest ustalenie ogólnych celów wyższej kadry.

Jak przeprowadzać warsztaty?

Zacznij od dobrego planu i przygotowania. Zastanów się, kiedy przeprowadzisz warsztaty, kogo na nie zaprosisz oraz jakie ćwiczenia możesz na nich wykorzystać.

Planowanie

Pomyśl, co już wiesz na temat projektu, a jakie informacje chciałbyś jeszcze uzyskać. Jeśli to Ci pomoże, zadawaj sobie szereg pytań:

  • Kim są klienci? Stwórz persony. Jakie wymagania i oczekiwania ma użytkownik? W większości przypadków klienci mają dwie podstawowe potrzeby. Uzupełnienie jakiejś luki lub zmiana czegoś na lepsze. Na przykład zakup nowej pralki, bo stara się zepsuła albo nie ma tylu funkcji, jakie ma nowszy model.
  • Czy występują jakieś ograniczenia w projekcie?
  • Jaki jest cel i wizja projektu?

To oczywiście podstawowe pytania. W zależności od rodzaju projektu, lista może być znacznie bardziej rozbudowana.

Ćwiczenia

Każdy projekt będzie wymagał wykorzystania innych ćwiczeń. Ich wybór będzie zależał od tego, czego chcesz się dowiedzieć w trakcie warsztatów. Na czym najbardziej Ci zależy? Jakie informacje są niezbędne, aby ruszyć dalej z projektem. W jaki sposób możesz zdobyć te dane?

Możesz przeprowadzić wiele ćwiczeń, pamiętaj jednak o ograniczeniach czasowych. Nie zasypuj też uczestników zbyt dużą ilością ćwiczeń, po kilkunastu z nich większość grupy może poczuć się znużona, czy wręcz zirytowana. Zachowaj umiar, tak, abyś Ty był zadowolony i cała grupa biorąca udział w warsztatach. Najlepiej jeszcze między poszczególnymi ćwiczeniami przeprowadzaj krótką dyskusję, aby ożywić całą grupę. Po kilku takich seriach ćwiczenie-dyskusja rób krótkie przerwy.

Streszczenie na temat użytkowników danego produktu

Warto poprosić firmę, dla której pracujesz o przygotowanie streszczenia dotyczącego klientów, używających danego produktu. Poproś o przekazanie takich informacji o kliencie, jakie były by Ci potrzebne przy tworzeniu persony czy przeprowadzaniu testów użyteczności. Poproś o wszelkie dane demograficzne klientów:

  • Wiek
  • Płeć.
  • Poziom wykształcenia.
  • Zawód.
  • Wysokość zarobków.
  • Status związku i stan rodzinny.
  • Sposób dokonywania zakupów itp.

Poproś też o uwzględnienie w streszczeniu wartości marki. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zrozumieć język, w jakim firma komunikuje się z klientem oraz jaką szatę graficzną powinien mieć produkt. Jak marka wyróżnia się na tle konkurencji?

Statystyki

Jeśli witryna działa już od jakiegoś czasu, to na pewno są zbierane wszystkie najważniejsze dane statystyczne. Poproś analityków o udostępnienie Ci tych informacji. W większości przypadków firmy korzystają z Google Analytics, ale może być to też inne dowolne narzędzie do analizy statystyk witryny.

Otrzymane od analityków dane mogą być dla Ciebie niezwykle cenne. Sprawdź czy są strony na witrynie, które charakteryzują się wyjątkowo niskim ruchem sieciowym. A może strony są odwiedzane, ale zaraz potem opuszczane przez użytkowników? Inne za to może cieszą się w szczególny sposób popularnością. Narzędzie statystyczne pozwoli Ci się bliżej przyjrzeć zachowaniom użytkowników na stronie. Zobaczysz, dlaczego internauci postępują w określony sposób na danej stronie, dzięki temu będziesz wiedział, które obszary witryny wymagają poprawy.

Ścieżki użytkownika – ćwiczenia

Ścieżki użytkownika wyglądają różnie dla różnego rodzaju witryn. Inaczej użytkownik będzie się zachowywał w sklepie internetowym, a inaczej na portalu oferującym wycieczki. To, jaką ścieżkę obierze użytkownik, zależy też od jego znajomości witryny. Inaczej zachowuje się osoba, która pierwszy raz weszła na stronę, a inaczej stały odwiedzający.

W sklepie internetowym np. z odzieżą dla kobiet, główna ścieżka użytkownika powinna prowadzić do zakupu ubrania.

Aby wykonać ćwiczenie, w pierwszej kolejności określ główną ścieżkę użytkownika. Trzymajmy się przykładu sklepu internetowego z odzieżą dla kobiet. Zatem dla tego sklepu ścieżka może wyglądać następująco: „nowa klientka sklepu kupuje letnią sukienkę w kwiaty”. Przez jakie strony klientka musi przejść, aby ostatecznie dokonać zakupu?

Omów cały proces z uczestnikami warsztatów. Najlepiej zapisz każdą stronę na osobnej karteczce samoprzylepnej i wszystkie karki umieść na tablicy. Następnie należy posegregować strony w kolejności: strona główna witryny, strona produktu itd. aż do strony z potwierdzeniem dokonanego zakupu.

Może się okazać, że będzie konieczne omówienie więcej niż jednej ścieżki. W każdej ścieżce mogą się też pojawiać strony, przez które klient może przejść, ale nie musi. Zaznacz je. Pamiętaj, żeby w jakiś sposób udokumentować przebieg ćwiczenia. Najlepiej po prostu zrób zdjęcia tego, co działo się na tablicy.

Rozwiązania konkurencji

Poproś wszystkich uczestników warsztatów, o przygotowanie kilku przykładów rozwiązań konkurencji odnośnie produktów. Niech to będą propozycje zarówno tych dobrych rozwiązań, jak i tych nietrafnych. Ty sam też zaproponuj jakieś przykłady.

Wszystkie przykłady najlepiej zapisać na małych karteczkach samoprzylepnych i umieścić je na tablicy. Pogrupuj je na dobre i złe rozwiązania. Który z produktów konkurencji szczególnie się wyróżnia i dlaczego? Który jest wyjątkowo nietrafny?

Po dyskusji podsumuj wszystko. Zobacz, jakie motywy się powtarzają. Czy są produkty albo jakieś rozwiązania szczególnie lubiane przez uczestników warsztatów. Może na plus przemawiają wyjątkowe zdjęcia produktów i ciekawe opisy? Tak samo w drugą stronę. Czy powtarzają się jakieś motywy, które sprawiają, że produkt jest szczególnie nielubiany (nieciekawe zdjęcia, słabej jakości opisy)?

Dzięki temu ćwiczeniu lepiej będzie można zrozumieć, czego klient oczekuje od projektu. Jakie cechy produktu są pożądane, a jakie nie do przyjęcia? Jak powinien wyglądać idealny produkt? Na koniec zrób zdjęcie tablicy, by móc wrócić w przyszłości do tego ćwiczenia.

Problemy z obecnym produktem

Czasami należy zmienić projekt obecnego produktu. Wcześniej należy jednak poznać dokładnie jego obecną wersję. Poproś klienta o jego szczegółowe omówienie. Przejdźcie razem przez najważniejsze ścieżki użytkownika. Co klient chciałby zostawić, a co według niego wymaga poprawy. Dlaczego produkt w ogóle ma zostać zmodyfikowany?

Co jakiś czas, na przykład po zakończeniu danego etapu, prezentuj postępy swoich prac klientowi. Jeśli już porozmawiałeś z interesariuszami czy przeprowadziłeś testy użyteczności, to podziel się wynikami z klientem. Informuj go o wszystkim. Przedstawiaj pozytywne informacje, a także wykryte problemy. Niech klient wie, jak wygląda sytuacja. Zawsze proś o informacje zwrotne.

Jeśli firma wcześniej prowadziła podobne badania, zanim jeszcze Ciebie zaangażowała, to poproś o wyniki tych analiz. Zdobyte informacje możesz wykorzystać we własnym projekcie.

Zagadnienia marketingowe

W przypadku projektów dotyczących sprzedaży czy reklamy produktów, musisz poznać działania marketingowe, jakie prowadzi firma. Skontaktuj się z działem marketingu w firmie, dla której pracujesz i porozmawiaj z odpowiednią osobą. Musisz dobrze poznać wszystkie kwestie marketingowe związane z produktem. Zadawaj wiele pytań. Możesz skorzystać z poniższych przykładów:

  • W czym produkt firmy jest lepszy od tego samego (podobnego) produktu konkurencji?
  • Dlaczego użytkownik ma się zdecydować właśnie na ten konkretny produkt?
  • Które produkty są najważniejsze dla firmy? Które generują największy zysk? Na sprzedaży których im najbardziej zależy?
  • Jak wygląda oferta firmy? Czy będą wprowadzane podobne nowe produkty na rynek?

Poznając działania marketingowe firmy będziesz mógł ustalić kilka rzeczy. Po pierwsze, przy tworzeniu witryny będziesz mógł ustalić, ile produktów ma się znaleźć w nawigacji obecnie, a ile będzie trzeba dodać za jakiś czas. Po drugie, można tak zaprojektować witrynę, aby produkty, na których sprzedaży zależy firmie, były jak najlepiej wyeksponowane. Ponadto, trzeba tak przedstawić produkty, by wyróżniały się na tle konkurencji i żeby użytkownik mając do wyboru podobny przedmiot, dokonał zakupu właśnie w tej konkretnej firmie.

Ustalanie najważniejszych szablonów stron

Ustalanie szablonów poszczególnych stron witryny jest bezpośrednio związane z pracą nad ścieżkami użytkownika. Użytkownik może wybrać różną drogę, ale cel na ogół jest ten sam – zakup danego produktu. Droga może być dłuższa lub krótsza. Są strony, które użytkownik może, ale nie musi przejść, aby osiągnąć zamierzony cel.

Stwórz listę wszystkich stron witryny, które użytkownik może napotkać na swojej drodze, aby dokonać zakupu. Jak już to zrobisz, postaraj się posegregować strony w kolejności od najbardziej do najmniej ważnych. Pod uwagę możesz brać wiele czynników np. termin ukończenia prac, czas rozwijania stron czy wymagania użytkowników.

Lista w odniesieniu dla sklepu internetowego z odzieżą damską może wyglądać na przykład tak:

  1. Strona główna sklepu internetowego.
  2. Strona kategorii np. sukienki.
  3. Strona produktu np. letnia sukienka w kwiaty.
  4. Koszyk zakupów.
  5. Strona ze szczegółami adresu i sposobu dostawy.
  6. Strona z rodzajem płatności.
  7. Strona z potwierdzeniem zakupu.
  8. Zarządzanie kontem.
  9. Obsługa klienta.
  10. Strona „O nas”.
  11. Wyniki wyszukiwania.
  12. Jak wybrać rozmiar sukienki itp.

Pierwsze siedem punktów można określić jako ścieżkę główną – użytkownik musi przejść tę drogę aby dokonać zakupu. Pozostałe szablony są również ważne, ale mniej istotne, jeśli chodzi o sam zakup produktu. Wyniki wyszukiwania znalazły się niemal na końcu listy, ponieważ obserwacje pokazują, że klienci szukając produktu, znacznie częściej posługują się kategoriami zamiast wyszukiwarką. Dla niektórych stron można użyć tego samego szablonu. Strona kategorii jest podobna do strony z wynikami wyszukiwania. Tak samo strona „O nas” może mieć taki sam szablon, jak strona odnośnie obsługi klienta.

Czy w tym zadaniu zostało ustalonych tyle szablonów ile zaplanowano? A może jest ich mniej? Może więcej? Jakie priorytety ma klient? Ćwiczenie pozwoli klientowi lepiej zaplanować etapy prac nad produktem. Programiści będą wiedzieli, jakie funkcje są potrzebne w każdej wersji i w jakiej kolejności powinni wykonywać prace.

Kto powinien brać udział w warsztatach?

Aby warsztaty przebiegły sprawnie i cel ich został osiągnięty, najlepiej jest ograniczyć liczbę osób do minimum. W rozmowach powinny brać udział najważniejsze osoby z zespołu klienta. Dyskusje muszą przebiegać sprawnie i odnosić się konkretnie do omawianej tematyki.

Najlepiej jest zaprosić na warsztaty następujące osoby:

  • Właściciel lub menedżer projektu – która z tych osób jest odpowiedzialna za projekt i z kim się kontaktujesz we wszystkich kwestiach związanych z projektem.
  • Sponsor projektu – osoba, która zarządza środkami finansowymi w projekcie, często też jest przełożonym właściciela czy menedżera projektu.
  • Osoba reprezentująca zespół techniczny (programiści).
  • Osoba z zespołu grafików.
  • Osoba z wewnętrznego zespołu ds. user experience.

Warsztaty

Przed rozpoczęciem warsztatów skontaktuj się z właścicielem lub menedżerem projektu i wspólnie ustalcie, kogo warto zaprosić. Następnie uzgodnijcie czas i miejsce przeprowadzenia spotkania.

Zastanów się, gdzie najlepiej przeprowadzić warsztaty. W większości przypadków będzie to firma klienta. Na miejscu najłatwiej jest zebrać wszystkich uczestników. Jeśli jednak w firmie nie ma odpowiedniego pomieszczenia, może będzie trzeba je gdzieś w pobliżu wynająć. Sala na warsztaty powinna być w miarę duża, aby każdy czuł się swobodnie i żeby wszyscy nie siedzieli na sobie. Niech każdy uczestnik ma swoją przestrzeń, żeby mógł spokojnie wykonywać notatki. Najlepiej będzie, jeśli w sali będzie dostępna duża tablica, na której będzie można pisać i przyczepiać karteczki. Jeśli będziesz chciał korzystać podczas warsztatów z komputera, to na pewno przyda się także projektor. Musisz wiedzieć wcześniej o dostępności sprzętu, aby odpowiednio się przygotować.

Jakie przedmioty przydadzą się podczas warsztatów?

  • Plan warsztatów.
  • Zadania, które miały być wykonane przed warsztatami i inne materiały.
  • Kolorowe zakreślacze i flamastry do pisania po tablicy.
  • Kartki i długopisy.
  • Różnokolorowe karteczki samoprzylepne.
  • Aparat fotograficzny lub smartfon.

Stwórz plan przebiegu warsztatów. Zaplanuj ćwiczenia na warsztaty oraz określ zadania, jakie uczestnicy mają do wykonania jeszcze przed rozpoczęciem warsztatów. W planie warsztatów uwzględnij czas przeznaczony na wykonywanie ćwiczeń oraz przerwy. Nikt nie będzie się w stanie skupić cały czas, szczególnie podczas intensywnej pracy umysłowej, podczas ćwiczeń oraz dyskusji.

Na początku warsztatów przedstaw wszystkie osoby, omów plan przebiegu warsztatów i cele spotkania. Przez cały czas staraj się trzymać planu, pilnuj czasu przeznaczonego na ćwiczenia i nie przedłużaj dyskusji. Jeśli są jakieś ważne kwestie, do których trzeba wrócić, to je po prostu zanotuj. Nie pozwól, by niepotrzebnie przedłużały dyskusje i zabierały cenny czas. Ty sam mów jak najmniej. Ty masz tylko prowadzić całe warsztaty. Pozwól innym się wykazać i notuj najważniejsze informacje.

Wszystkie ważne kwestie, które zauważysz w trakcie dyskusji notuj i udostępnij na forum. Możesz wykorzystać do tego tablicę – pisz na niej lub przyczepiaj małe karteczki. Te ważne informacje mogą Ci się przydać w dalszej części warsztatów.

Na koniec warsztatów podsumuj krótko, to co się wydarzyło i omów podjęte decyzje. To jest właśnie ten etap, kiedy wszystko powinno być jasne, każdy powinien wiedzieć za co jest odpowiedzialny i jak ważny jest jego udział w projekcie.

Jeśli warsztaty przebiegły pomyślnie, zarówno Ty, jak i Twój klient powinniście tak samo rozumieć wymagania stawiane projektowi. Powinieneś otrzymać kopię wszystkich prezentowanych materiałów na warsztatach, a Ty powinieneś udostępnić swoje notatki klientowi.

Tuż po warsztatach zbierz wszystkie informacje, aby Ci nic nie umknęło. Tworząc notatki nie musisz zapisywać wszystkiego w najdrobniejszym szczególe. Wystarczy, że będziesz trzymał się głównego motywu. Spisz listę konkretnych wymagań. Podziel się wszystkimi notatkami z klientem i poproś o komentarz do swoich notatek. Jeśli tak samo rozumiecie skutki warsztatów, to znaczy, że wszystko przebiegło pomyślnie.