Otwarcie Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@westom.pl Zadzwoń +48 530 825 825
Otwarcie Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@westom.pl Zadzwoń +48 530 825 825

Przeprowadzanie warsztatów użyteczności

Warsztaty to praca grupowa. Nie ma nic lepszego niż wspólna „burza mózgów”. Wtedy powstaje najwięcej dobrych pomysłów. Owszem, samemu także można wymyślić coś nowatorskiego, ale w grupie proces generowania pomysłów przebiega szybciej i jest bardziej wydajny. Pomysł jednej osoby może zainspirować drugą osobę i zamiast kilku rozwiązań, możemy otrzymać ich co najmniej kilkadziesiąt.

Udane warsztaty będą wtedy, gdy zostaną ustalone najważniejsze pytania dotyczące projektu, a także zaproponowane na nie rozwiązania. Jakie rozwiązania można, a nawet należy, wprowadzić w ramach projektu? Warsztaty to najlepszy czas na dyskusje z klientem.

Każdy może mieć inną wizję tego, jak ma wyglądać projekt. Niektórzy nie potrafią jej dobrze przedstawić, inni mają problem z wizualizacją nieistniejącego jeszcze produktu. Rozwiązania klienta mogą też wykazywać sprzeczności w wymaganiach biznesowych i w wymaganiach użytkowników. Ponadto każdy z interesariuszy może mieć inna wiedzę, a przez to inne oczekiwania odnośnie projektu.

Warsztaty to dobry moment na zebranie wszystkich ludzi odpowiedzialnych za projekt w jednym miejscu. Każdy będzie mógł przedstawić swój punkt widzenia i podzielić się wątpliwościami. Można będzie dostrzec wszelkie niedogodności, omówić wszelkie problemy i postarać się ustalić jakiś kompromis.

Warsztaty to także czas, w którym poszczególne osoby zrozumieją, jaką rolę pełnią w projekcie i jak ważna jest praca zespołowa. Warsztaty powinny zakończyć się świadomością, jakie kroki należy podjąć w dalszych etapach projektu.

Jeśli tylko jest taka możliwość, warsztaty z generowania pomysłów staraj się przeprowadzać w każdym projekcie. Niestety, nie każdy klient patrzy na nie przychylnym wzrokiem. Klient woli te kilka godzin (czasami cały dzień) poświęcić na coś bardziej (według niego) potrzebnego. Niektórzy uważają po prostu warsztaty za stratę czasu, a przynajmniej za mało wartościową część projektu. Zupełnie niesłusznie. Dobrze przeprowadzone warsztaty prowadzą do wspólnego zrozumienia całego projektu. Pomagają zrozumieć wszelkie problemy i niedogodności związane z projektem. Przez to zmniejsza się ryzyko wystąpienia poważnych problemów, w późniejszych etapach projektu.

Przeprowadzanie warsztatów

Planowanie

Zacznij od planowania warsztatów. Na początek musisz wiedzieć, ile czasu na warsztaty jest w stanie przeznaczyć klient. Najlepiej, jeśli byłby to cały dzień, wtedy będzie można na spokojnie zająć się wszystkimi ważnymi kwestiami. Niestety, nie każdy klient zgadza się, aby był to cały dzień i wtedy pozostaje tak wszystko zaplanować, aby wykorzystać jak najlepiej te kilka godzin.

Znając już czas którym dysponujesz, pomyśl o ćwiczeniach, jakie możesz przeprowadzić. Jeśli możesz wykorzystać cały dzień, raczej nie powinieneś mieć problemu z wyborem, powinno Ci się udać wykonać wszystkie ćwiczenia. Jeśli masz do zagospodarowania tylko kilka godzin, zastanów się, które z ćwiczeń będą najbardziej przydatne.

Przygotowując ćwiczenia miej na uwadze, że nigdy nie wiesz, na jakich ludzi trafisz. Jedni mogą być bardziej skłonni do współpracy, inni mniej. Każdy z nich może umieć w inny sposób wyrażać swoje wizje. Jedni wolą pisać, drudzy rysować, jeszcze inni mówić. Postaraj się przygotować różne techniki, aby w razie czego móc je dopasować albo odpowiednio modyfikować w trakcie warsztatów.

Ćwiczenia

Ćwiczenia dobierasz w zależności od tego, czego chcesz się dowiedzieć oraz od tego, ile czasu możesz na nie poświęcić. Które ćwiczenia będą najbardziej przydatne? Które z nich najbardziej pomogą w pracach nad projektem?

Przykładowe ćwiczenia mogą wyglądać następująco:

  • Jeśli chcesz uzgodnić funkcje uwzględnione w projekcie:
    • Omówienie analizy konkurencji.
    • Określenie priorytetów funkcji i szablonów.
  • Jeśli chcesz wygenerować rozwiązania projektowe:
    • Omówienie analizy konkurencji oraz stosowanych przez nią rozwiązań.
    • Szybkie tworzenie szkiców.
  • Jeśli chcesz zaprojektować najważniejsze ekrany:
    • Grupowe tworzenie szkieletów.
    • Określanie najważniejszych treści.
  • Jeśli chcesz zaprojektować strukturę nawigacji:
    • Generowanie ścieżek użytkowników.
    • Grupowe sortowanie kart.

Teraz pokrótce przyjrzymy się bliżej każdemu przykładowemu ćwiczeniu.

Omówienie analizy konkurencji

Wykonaj to ćwiczenie, jeśli chcesz poznać funkcje, jakie mają znaleźć się w produkcie. Analiza konkurencji to generowanie potencjalnych funkcji i zastanowienie się, które z nich mogą znaleźć się w danym produkcie. Można również skupić swoją uwagę na wyglądzie, stylu i języku produktu.

Na warsztaty przynieś ze sobą wydrukowane zrzuty, zrobione podczas analizy konkurencji. Możesz także pokazać uczestnikom raport, jaki przygotowałeś. Pokaż uczestnikom każdy zrzut i wspólnie go omówcie. Wszystkie uwagi i komentarze zapisuj. Najlepiej, jeśli zrobisz to bezpośrednio na wydruku. Wtedy będzie wszystko jasne i przypisane w odpowiednim miejscu. Możesz też wykorzystać samoprzylepne kolorowe karteczki i na oddzielnych kolorach zapisywać pozytywne i negatywne uwagi odnośnie produktów konkurencji. Jeśli wszystko wolisz zapisywać na tablicy, to na bieżąco rób zdjęcia.

Po omówieniu produktów konkurencji i dyskusji, zrób podsumowanie. Postaraj się znaleźć powtarzające się motywy i zapisz wszystkie wnioski w widocznym miejscu. Jaki był cel tej dyskusji? Ustalenie pożądanych funkcji? Wygenerowanie pomysłów projektowych? Wszystko zapisz. Zanotuj, które obszary u konkurencji podobały się uczestnikom najbardziej, a które najmniej.

Rozwiązania stosowane przez konkurencję

Ćwiczenie wykonuje się w przypadku, gdy chcemy wygenerować ogólne pomysły projektowe, związane z najważniejszymi ekranami konkurencji. Nie analizuje się całej witryny konkurenta, tylko konkretne strony np. stronę produktu.

Jeszcze przed warsztatami postaraj się określić, które ekrany są najważniejsze. Strona konkretnego produktu, strona główna, a może strona kategorii? Poproś uczestników, aby przed warsztatami przynieśli wydrukowane zrzuty swoich ulubionych stron konkurencji oraz tych stron niezbyt lubianych. Jeśli projekt dotyczy witryny z damskimi artykułami odzieżowymi, nie musisz ograniczać się tylko do tej branży. Uczestnicy mogą pokazać zrzuty stron nawet serwisów niezwiązanych tematycznie. W ćwiczeniu chodzi o to, by pokazać przykłady dobrych i złych stron niezależnie od branży.

Na warsztatach każdy powinien przedstawić swoje przykłady i je pokrótce omówić. Możesz zacząć od siebie. W ten sposób łatwiej będzie się innym uczestnikom przełamać. Po omówieniu wszystkich przykładów warto zanotować, czy jakieś rozwiązania się powtarzają. Które z nich są najczęściej nielubiane, a które lubiane?

Dzięki temu ćwiczeniu zrozumiesz, czego klienci oczekują od poszczególnych stron. Czym się charakteryzuje dobra strona? Co jest niedopuszczalne na stronie? Dyskusja na forum pozwoli poznać powód takiego, a nie innego podziału stron. Udokumentuj całe ćwiczenia. Na bieżąco rób zdjęcia i notatki.

Określanie priorytetów funkcji i szablonów

Technika jest w pewnym rodzaju rozwinięciem ćwiczenia dotyczącego analizy konkurencji. Sprawdza się w sytuacji, kiedy dostępnych jest dużo potencjalnych funkcji i trzeba się zdecydować na któreś z nich. Dzięki temu ustalisz, które z nich warto wykorzystać, a które nie.

Ćwiczenie zacznij od stworzenia listy wszystkich możliwych funkcji. Jeśli wcześniej dokonałeś analizy konkurencji, to nie powinieneś mieć z tym problemu. Najlepiej jeszcze zrób to przed warsztatami. Na warsztatach o to samo poproś uczestników. Stwórz listę z ich pomysłami. Następnie wszystkie propozycje łącznie z Twoimi zapisz na tablicy. Lepszym rozwiązaniem jest przygotowanie swoich propozycji na fiszkach i poproszenie o to samo uczestników. Zaoszczędzi Ci to pracy. Wystarczy tylko wszystkie karteczki umieścić w widocznym dla wszystkich miejscu.

Dopilnuj, aby każdy wyraził swoje zdanie. Na warsztatach na pewno znajdą się osoby, które bardziej aktywnie się udzielają i te, które trzeba zachęcić do wypowiedzi. Niech każdy ma szansę wyrażenia swojego zdania.

Gdy już zostanie stworzona pełna lista potencjalnych funkcji, teraz trzeba określić priorytety. Każdej pozycji można przypisać odpowiednią wagę lub ponumerować wszystkie pozycje w kolejności od najbardziej do najmniej ważnej. Jeśli przy któreś będzie problem z określeniem jej wagi, warto odwołać się do celów projektu. Odpowiedź sobie na pytania: Czy dana funkcja pozwala osiągnąć cele? Które rozwiązania są niezbędne dla produktu, a bez których można się obyć? Które rozwiązania nie pasują do produktu? Te funkcje, które w największym stopniu przyczyniają się do osiągnięcia celów projektu, otrzymają najwyższą rangę.

W przypadku, gdy wszystkie funkcje zostały zapisane na karteczkach i są przypięte w widocznym miejscu, można je odpowiednio posegregować. Możesz dokonać podziału na: niezbędne, przydatne, nieprzydatne, nie do zaakceptowania itp. Tak jak w przypadku segregacji funkcji na liście, jeśli będzie trudność w przypisaniu funkcji do konkretnej grupy, odwołaj się do celów projektu.

Może się zdarzyć, że podczas segregacji, funkcje będą zmieniać kategorie, w których się znajdują. Jest to całkowicie normalne zjawisko. Ważne, aby na koniec wszyscy jednogłośnie zgodzili się z zaproponowanym podziałem. Należy pamiętać, że jeśli funkcja znajduje się w kategorii „niezbędne”, to musi być możliwa do zrealizowania. Zastanów się, czy wszystkie rozwiązania z tej kategorii będziesz w stanie zrealizować w dostępnym czasie. Jeśli masz co do tego wątpliwości, ustal priorytety dla samej kategorii „niezbędne”.

W przypadku, gdy dobrze rozumiesz wszystkie funkcje i twoim zadaniem jest tylko ustalenie, nad którymi z nich masz pracować podczas projektu, to wtedy przeprowadź ćwiczenie z określania priorytetów szablonów.

Szybkie tworzenie szkiców

Ćwiczenie pozwala w szybki sposób wygenerować dużą ilość pomysłów. W sieci dostępne są specjalne szablony do przeprowadzenia ćwiczenie, ale równie dobrze można zrobić taki szablon samemu. Wystarczy tylko podzielić zwykłą, białą kartkę A4 na sześć takich samych prostokątów. Użytkownicy mają do dyspozycji sześć pół, w których mogą wpisywać swoje pomysły.

Wpisując swoje pomysły, użytkownicy mogą skupić się na dowolnych ekranach. Mogą skoncentrować się na najważniejszych z nich lub wybrać konkretną ścieżkę użytkownika. Niektórzy z uczestników mogą sceptycznie podejść do ćwiczenia. Nie wszyscy lubią rysować i mogą się czuć niekomfortowo przystępując do tego zadania. Wytłumacz, że nie o umiejętność rysowania tu chodzi, ale o pomysł przedstawiony w formie schematu. Niech każdy uczestnik narysuje to, co chce. Mają nieograniczone możliwości.

Gdy już szkice są gotowe, przyszedł czas na ich prezentację. Standardowo najlepiej zacznij od siebie. W ten sposób ośmielisz innych do podzielenia się swoimi pomysłami. Wszystkie pomysły umieść w widocznym dla wszystkich miejscu, najlepiej przyczep je na ścianę albo tablicę.

Teraz przyszedł czas na dyskusję. Daj uczestnikom kilka minut na dokładne przyjrzenie się wszystkim kartkom. Ważne, żeby kartki były poprzyczepiane losowo, żeby nikt nikogo nie faworyzował, żeby nie miało znaczenia, że dana propozycja jest stworzona przez menedżera, a tamta przez grafika. Nie ważne, kto i w jaki sposób zaprezentował swoje rozwiązanie. Wszystkie pomysły są tak samo ważne i tyle samo uwagi trzeba poświęcić każdemu z nich. Zaobserwuj czy powtarzają się jakieś motywy, a może są całkowicie unikalne propozycje?

Po omówieniu wszystkich szkiców uczestnicy powinni wskazać te, które najbardziej przypadły im do gustu. Mogą to być zarówno ich własne pomysły, jak i innych uczestników. Każdy powinien zabrać głos i omówić pokrótce, który szkic najbardziej mu się podoba i dlaczego. Zaznacz najlepsze szkice i na końcu sam je omów. Następnie wypisz na tablicy cechy i motywy, które najbardziej spodobały się uczestnikom. Zapamiętaj je. Będą Ci potrzebne na dalszym etapie projektowania.

Określanie najważniejszych treści

To ćwiczenie ma za zadanie wygenerować jak najwięcej pomysłów na treści, jakie mają być zawarte w witrynie. W sklepach internetowych najważniejszymi ekranami są na ogół strona główna, strona produktu oraz strona z listą produktów.

Jaki cel biznesowy ma każda strona? Od tego zacznij ćwiczenie. Ustal cele dla poszczególnych stron. Strona produktu będzie miała za zadanie sprzedać produkt. Strona główna powinna promować markę i topowe produkty. Strona „O nas” powinna natomiast zbudować zaufanie użytkownika do firmy.

Poproś uczestników o ich propozycje treści na każdą stronę. Na pewno każdy będzie miał nieco inne pomysły, ale ogólny schemat powinien być ten sam. Strona produktu powinna zawierać jego zdjęcia, opis, cenę, dostępne rozmiary, kolory, informacje o dostępności i wysyłce, oceny klientów, przycisk „kup teraz” i „dodaj do koszyka” itp.

Teraz przyszedł czas na ustalenie priorytetów. Które treści są najważniejsze? Które są niezbędne, a bez których ewentualnie można się obyć? Niech każda osoba przedstawi swoje propozycje. Gdy już wszyscy uczestnicy je wskażą powinno być kilka elementów, na które zagłosowała większość. W przypadku sklepu internetowego może to być zdjęcie, wybór rozmiaru, cena oraz przycisk „kup teraz”. Bez tych elementów nie da się dokonać zakupu. Inne elementy też są ważne, na przykład opis czy więcej zdjęć, ale da się bez tego dokonać zakupu, chociaż zbyt mało elementów może nie zachęcać do zakupów.

Gdy już ustalicie najważniejsze elementy, zastanówcie się nad pozostałymi. Niektóre z nich mogą być całkowicie zbędne na danej stronie. Przy niektórych może nawiązać się wzburzona dyskusja. Jedni mogą sobie nie wyobrażać strony produktu bez jego ocen i komentarzy klientów, dla innych ważniejsze mogą być warunki dostawy. Przy spornych kwestiach wróć do celów danej strony. To powinno rozwiązać spór.

Grupowe tworzenie szkieletów

Skoro ustaliłeś już priorytety treści, czas na kolejny etap. Grupowe tworzenie szkieletów stanowi rozwinięcie poprzedniego ćwiczenia. Teraz przyda Ci się dodatkowa tablica albo inne miejsce, gdzie mógłbyś prezentować efekty tego ćwiczenia, ponieważ efekty poprzedniego też muszą być cały czas widoczne dla uczestników.

Pusta tablica posłuży Ci za nowy ekran. Teraz korzystasz z treści określonych w poprzednim ćwiczeniu i nanosisz je na nowo powstającą stronę. Pamiętaj o priorytetach ustalonych dla każdej treści. Zacznij o tych najważniejszych i niezbędnych elementów. Pamiętaj, że hierarchia powinna odpowiadać priorytetom. Może się zdarzyć, że niektóre elementy muszą być ze sobą połączone wizualnie, chociaż mają inne priorytety.

Pod koniec warsztatów Ty i klient powinniście mieć wspólną ogólną wizję podstawowych ekranów. Teraz do dopracowania pozostaną tylko szczegóły. Skoro klient podjął najważniejsze decyzje projektowe w twojej obecności, nie powinien mieć w przyszłości większych uwag.

Grupowe sortowanie kart

Sortowanie kart najczęściej wykonuje się w trakcie testów użyteczności. Ćwiczenie pozwala ustalić, w jaki sposób użytkownicy postrzegają daną dziedzinę. W tym przypadku przygotowujemy karteczki, a na każdej z nich zapisujemy różne elementy stron. Zadaniem uczestników jest posegregowanie ich. Zadanie pomaga opracować strukturę głównej nawigacji witryny.

Sortowanie kart na warsztatach z generowania pomysłów, pozwala w szybki sposób odkryć oczekiwania klienta, co do architektury informacji. Jeśli już takie zadanie przeprowadziłeś wcześniej z użytkownikami, to z klientem już go nie przeprowadzaj, tylko omów. Jeśli jednak dopiero planujesz ćwiczenie z użytkownikami, to warto najpierw przeprowadzić je z klientem. Dzięki temu ustalisz wstępne etykiety grup, a następnie sprawdzisz je podczas testów użyteczności.

Karteczki przygotuj jeszcze przed warsztatami. Jeśli zmieniasz projekt witryny wykorzystaj obecną mapę witryny do stworzenia treści na karteczkach.

Karteczki segreguj na dużej tablicy tak, aby wszyscy wszystko widzieli. W przypadku sklepu internetowego z damska odzieżą, podkategorie: „sukienki na co dzień”, „sukienki wieczorowe”, „sukienki na wesele” itp. mogą tworzyć jedną kategorię „sukienki”. A na przykład „koszulki”, „koszulki na ramiączkach” mogą tworzyć drugą kategorię itd. itp. W przypadku niektórych elementów, mogą one pasować do kilku kategorii. Wszystkie wątpliwości powinny być rozstrzygnięte na forum. Jeśli dalej będzie sporo wątpliwości, to mogą one być rozwiązane podczas testów z udziałem użytkowników.

Kto ma uczestniczyć w warsztatach?

Uczestnicy biorący udział w warsztatach z generowania pomysłów powinni być w zasadzie tacy sami, jak w przypadku warsztatu ze zbierania wymagań. I tak też się na ogół robi. W jednej części dnia organizuje się warsztaty z wymagań, a w dalszej części warsztaty z generowania pomysłów.

To, ile osób zaprosić na warsztaty zależy od kliku czynników. Przede wszystkim od wielkości firmy klienta i ilości zatrudnionych w niej osób. Po drugie, od wielkości miejsca, gdzie mają być przeprowadzone warsztaty. Warto zaprosić więcej niż kilka osób, aby warsztaty miały większy sens. Są sytuacje, gdzie zaprasza się kilkanaście osób, a są też takie, kiedy udział w warsztatach bierze udział kilkudziesięciu uczestników. Wtedy te osoby dzieli się na kilka mniejszych grup.

Najlepiej na warsztaty jest zaprosić następujące osoby:

  • właściciela lub menedżera projektu – tę z osób, która jest odpowiedzialna za projekt i z którą się kontaktujesz we wszystkich kwestiach związanych z projektem,
  • sponsora projektu – osobę, która zarządza środkami finansowymi w projekcie, często też jest przełożonym właściciela czy menedżera projektu;
  • osobę reprezentującą zespół techniczny (programiści),
  • osobę z zespołu grafików,
  • osobę z wewnętrznego zespołu ds. user experience,
  • osobę z zespołu sprzedażowego lub ds. produktu.

Warsztaty

Zaplanuj wszystkie ćwiczenia, jakie chcesz przeprowadzić na warsztatach i napisz cały plan łącznie z harmonogramem. Pamiętaj, aby w planie uwzględnić jedną dłuższą i kilka krótszych (kilkuminutowych) przerw. Wydajność każdego uczestnika znacznie spadnie, jeśli co jakiś czas nie zapewnisz mu chociaż chwili wytchnienia.

Przed warsztatami zobacz, jak wygląda pomieszczenie, w których je będziesz prowadził. Czy jest wystarczająco duże? Uczestnicy muszą czuć się komfortowo i swobodnie. Nikt nie powinien siedzieć ściśnięty między innymi uczestnikami, powinna być zapewniona swoboda ruchu.

Czy w sali są wszystkie potrzebne narzędzia? Tablica do pisania i przyczepiania karteczek? Czy jest odpowiednia liczba krzeseł i stoły do pisania? Jeśli czegoś brakuje, poproś klienta o uzupełnienie braków jeszcze przed warsztatami.

Jakie przedmioty przydadzą się podczas warsztatów?

  • Plan warsztatów.
  • Wydruki (wyniki analizy konkurencji i stosowane przez nią rozwiązania).
  • Fiszki (do ćwiczenia z sortowania kart).
  • Kolorowe zakreślacze i flamastry do pisania po tablicy.
  • Kartki i długopisy.
  • Różnokolorowe karteczki samoprzylepne.
  • Aparat fotograficzny lub smartfon.

Rozpoczynając spotkanie przedstaw siebie, uczestników oraz omów plan warsztatów. Przedstaw, jakie są cele spotkania. Staraj się trzymać planu i harmonogramu. Pamiętaj, że Ty tylko prowadzisz spotkanie. To uczestnicy mają mówić i wyrażać swoje opinie. Nie mów za dużo, raczej prowokuj innych do myślenia i udzielania się. Podtrzymuj dyskusję i zachęcaj do rozwijania wypowiedzi uczestników warsztatów. Na pewno znajdą się takie osoby, które chętnie dzielą się swoimi przemyśleniami, ale też takie, które wymagają zachęty do wypowiedzi. Tak działaj, aby każdy mógł zabrać głos.

Staraj się dokumentować na bieżąco to, co się dzieje. Rób zdjęcia tablicy, nie zmazuj niczego, dopóki tego nie sfotografujesz.

Na koniec omów całe warsztaty. Krótko podsumuj to, co zaobserwowałeś. Czy pojawiły się jakieś wspólne przemyślenia? A może niektóre kwestie Cię zaskoczyły? Po udanych warsztatach powinieneś wiedzieć, jak postępować w dalszej części projektu, a uczestnicy powinni poczuć, że są ważną częścią grupy projektowej.

Ty i klient powinniście w ten sam sposób postrzegać projekt. Patrzeć w tą samą stronę. Wiecie już, jakie obrać główne drogi rozwoju projektu i jakie pomysły warto wykorzystać.

Przedstawiając klientowi raport z warsztatów pokaż zdjęcia tablicy, ścian i efekty ćwiczenia z sortowania kart. Stwórz listę podjętych decyzji – niech każdy ma do niej dostęp. Powiedz o swoich odczuciach na temat warsztatów. Czy klient podziela Twoje zdanie? Jakie są jego odczucia? Poproś o informacje zwrotną, aby się przekonać, czy na pewno rozumiecie przebieg i skutki warsztatów w ten sam sposób.