Planowanie prac w ecommerce

Prawidłowe i dokładne zaplanowanie prac każdego zadania w ecommerce oraz podział prac pozwoli zaoszczędzić czas i fundusze w przyszłości. Szczególnie ważny jest początkowy etap, tak zwany rozruchowy w trakcie którego mamy szansę najlepiej poznać i określić nie tylko składowe projektu, ale dokładnie przypisać im priorytet, miejsce, czas realizacji oraz osoby odpowiedzialne.

Harmonogram w e-commerce dzieli się na dwa etapy:

  • Przed rozpoczęciem projektu, to etap planowania zasobów i hipotetyczny rozkład czasowy ich realizacji. Estymacja może być dokonana przez właściciela projektu a potem weryfikowana i poprawiana w trakcie kick off lub indywidualnych spotkań.
  • W trakcie realizacji projektu, to harmonogram, którego muszą przestrzegać wszyscy uczestnicy projektu i którego pilnuje sponsor i właściciel zadania.

Jak ocenić stopień realizacji projektu?

W ocenie stopnia realizacji projektu możesz założyć dowolną metodę, która pozwoli ci na jasne i precyzyjne określenie poziomu wykonania zadania:

Metoda kamieni milowych – zadanie/projekt dzielony jest na części, które powinny być realizowane przez określone zespoły w określonym czasie. Na liście z wyróżnionymi etapami milowymi zaznaczamy, czy dany etap został zrealizowany zgodnie z założeniami czy też wymaga poprawy. Przejście do kolejnego etapu zadania determinuje zakończenie poprzedniego etapu.

Technika oceny 1-100 – stopień realizacji projektu/zadania określa się w skali od 1 do 100. Zadania zakończone pomyślnie otrzymują 100.

Technika oceny 50/50 – metoda przydzielania oceny na zasadzie: w trakcie realizacji = 50, zakończone pomyślnie = 50. W efekcie każde zadanie powinno zebrać 100 pkt.

Metoda oceny proporcjonalnej –stopień realizacji zadania zależy od oceny osoby/właściciela projektu, który określa procent wagi.

 

Realizacja i Kontrola, czyli skuteczne prowadzenie projektu

Efektywne prowadzenie projektu wymaga nie tylko dobrego planowania ale szeregu działań w trakcie, które usprawniają pracę i pomagają motywować zespól. Słabością może okazać się czynnik ludzki. Tym bardziej, że każdy projekt ma swoje etapy spadku siły i motywacji zespołów. Na początku zawsze jest duże zaangażowanie, następnie praca nad projektem wypala część energii a w końcowej fazie motywacja rośnie, gdy widzimy koniec zadania. Rolą właściciela projektu jest czuwać nad energią i motywacją poszczególnych członków zespołu.

  1. Wyznacz start pracy każdej z osób.

Nie skupiaj się wyłącznie na osiągnieciu wyniku ale zaznacz dokładnie dzień i godzinę, kiedy dana osoba zacznie realizację swojego zadania.

Prokrastynacja, czyli odkładanie na później to cecha ludzka opóźniająca rozpoczęcie prac, czego efektem często bywa kończenie zadania na ostatnią chwilę. W efekcie większość prac może być wykonane z mniejszą starannością, niż jeśli zaczęłyby być realizowane z zapasem czasowym.

Wyznaczenie startu pracy pozwoli ci sprawdzić już na samym początku tempo prac i mobilizować do dalszych działań.

2. Kontaktuj się bezpośrednio z każdym z członków zespołu. Rozmawiaj zamiast wysyłać maile. Spisuj każde ustalenia i natychmiast wyślij mail z podsumowaniem rozmowy.

3. Problemy rozwiązuj natychmiast. Szukaj rozwiązań dla problemów bez odkładania na później.

4. Zadania musza być dowiezione do końca. Stawiaj na działanie, nie szukaj problemów i winnych opóźnień

rrem

Metoda kontroli projektów EVT

W takcie prowadzenia projektu niezbędne jest stałe monitorowanie efektów i weryfikowania kosztów oraz stopień realizacji zadań. Jedną z popularnych metodyk jest EVT czyli Earned Value Technique, co się tłumaczy jako technika wartości zrealizowanej.

Technika EVT skupia się na dwóch najważniejszych elementach, które wymagają stałej kontroli podczas prowadzenia projektu:

  • Ponoszone koszty.

Wydatki i źródła finansowania powinny być ustalone na samym początku każdego projektu ale oprócz samego finansowania istotny jest pilnowanie wydatków w czasie, co czasami wymaga koordynacji np. z działem finansowym firmy (przelewy, akceptacja kosztów czy tak prozaiczne sprawy jak dostęp do karty kredytowej np. w przypadku płatności za oprogramowanie). W metodzie EVT określa się harmonogram prac, niezbędne koszty z tym związane a następnie w ustalonych przedziałach czasowych ocenia i weryfikuje zgodność z założonym planem.

  • Harmonogram prac.

Kontrola terminowości realizowania konkretnych etapów prac wymaga stałego kontaktu z zespołem odpowiedzialnym za pracę, firmami zewnętrznymi, czasami zarządem i każdym, kto ma wpływ na czas i realizację planu.

W harmonogramie prac ważne jest nie tylko zakończenie poszczególnych etapów, ale również czas rozpoczęcia zadania z podaniem dokładnej daty i godziny dla poszczególnych osób. Prokrastynacja czyli odkładnie zadania na ostatnią chwilę musi być ujęta w ryzyku prowadzenia projektu przez osoby odpowiedzialne za końcowy sukces.

Harmonogram projektu to najważniejszy dokument obok założeń samego projektu. Dzięki niemu właściciel projektu, sponsor oraz uczestnicy poszczególnych zadań mogą kontrolować stopień realizacji oraz czas potrzebny na wykonanie pracy. Harmonogram jest szczególnie istotny w organizacjach prowadzących wiele projektów na raz, w których może dojść do konfliktu pomiędzy wykorzystaniem zasobów zarówno ludzkich jak i finansowych.

Harmonogram przyjmuję formę kalendarza z lista zadań do wykonania oraz przydzielonymi do tego zadania zasobami ludzkimi i finansowymi.

Related posts