Jak Przygotować Dobry Komunikat Prasowy: Kompletny Przewodnik

Informacja prasowa to skuteczne narzędzie komunikacji, które pozwala firmom, organizacjom lub osobom na przekazanie ważnych wiadomości mediom. Dobrze przygotowany komunikat prasowy może przyciągnąć uwagę dziennikarzy i redaktorów, którzy wykorzystają go do napisania artykułów lub reportaży, co z kolei przynosi firmie cenną ekspozycję w mediach. Jednak, aby informacja prasowa była skuteczna, musi być odpowiednio napisana i skonstruowana.

W tym artykule dowiesz się, jak przygotować dobry komunikat prasowy, który zainteresuje media i sprawi, że Twoje informacje dotrą do szerokiego grona odbiorców.

1. Zrozumienie celu informacji prasowej

Przed przystąpieniem do pisania, warto zrozumieć, że informacja prasowa (press release) to narzędzie przeznaczone dla mediów, a nie bezpośrednio dla klientów. Dlatego tekst musi być dostosowany do potrzeb dziennikarzy – ma być rzetelny, zwięzły i informacyjny. Dziennikarze szukają wartościowych informacji, które mogą wykorzystać w swoich artykułach, dlatego komunikat prasowy musi dostarczać im konkretnych treści, na których mogą oprzeć swoje publikacje.

Kluczowe cele informacji prasowej:

• Przekazanie wiadomości o nowym produkcie, usłudze, wydarzeniu, partnerstwie lub innym ważnym wydarzeniu firmowym.
• Zbudowanie pozytywnego wizerunku marki poprzez dostarczenie informacji, które podkreślają innowacyjność, zaangażowanie lub sukcesy firmy.
• Zachęcenie dziennikarzy do dalszej współpracy i publikowania informacji o firmie.

2. Struktura informacji prasowej

Dobrze przygotowana informacja prasowa powinna być zbudowana według określonej struktury, która ułatwia dziennikarzom szybkie przyswojenie kluczowych informacji. Pamiętaj, że media często otrzymują setki informacji prasowych, więc ważne jest, aby Twoja była czytelna i zwięzła.

Kluczowe elementy komunikatu prasowego:

1. Nagłówek – Chwytliwy i informacyjny
2. Podtytuł (opcjonalny) – Dodatkowy element uzupełniający nagłówek
3. Data i miejsce – Informacja o dacie publikacji i lokalizacji
4. Wstęp – Najważniejsze informacje, które powinny odpowiedzieć na pytania: Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Dlaczego?
5. Ciało komunikatu – Rozwinięcie wiadomości, dostarczające więcej szczegółów
6. Cytaty – Wypowiedzi osób z firmy, które podkreślają wagę informacji
7. Informacje o firmie (boilerplate) – Krótki opis firmy, jej misji i osiągnięć
8. Dane kontaktowe – Informacje, jak dziennikarze mogą się skontaktować z firmą

3. Skuteczny nagłówek – przyciągnij uwagę od pierwszych słów

Nagłówek to najważniejszy element komunikatu prasowego, ponieważ to on decyduje, czy dziennikarz zainteresuje się tekstem. Musi być krótki, zwięzły i intrygujący, a jednocześnie zawierać sedno wiadomości. Dziennikarze nie mają czasu na czytanie długich tekstów, dlatego nagłówek powinien od razu przekazać kluczową informację.

Jak napisać dobry nagłówek?

• Skoncentruj się na najważniejszej informacji: Przekaż najistotniejszy fakt, który wyróżnia komunikat.
• Używaj konkretów: Zamiast ogólników, stawiaj na konkretne informacje. Przykład: „Firma X wprowadza nową linię produktów ekologicznych” jest bardziej konkretny niż „Firma X ogłasza nowości”.
• Utrzymuj krótki i zwięzły styl: Staraj się, aby nagłówek miał maksymalnie 10–12 słów.
• Wywołaj ciekawość: Możesz zastosować formę pytania lub wzbudzić emocje, aby zachęcić dziennikarza do przeczytania dalszej części.

4. Zwięzły i informacyjny wstęp

Wstęp do informacji prasowej powinien zawierać odpowiedzi na kluczowe pytania: Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Dlaczego? To podstawa każdej dobrze napisanej informacji prasowej. Wstęp to miejsce, gdzie musisz jasno i zwięźle przekazać najważniejsze informacje, które będą stanowiły podstawę całego komunikatu.

Co powinien zawierać wstęp?

• Najważniejszą wiadomość: W pierwszym zdaniu przekaz kluczową informację, która jest sednem komunikatu.
• Kontekst wydarzenia: Krótko opisz, dlaczego to wydarzenie jest ważne i jakie ma znaczenie dla odbiorców.
• Elementy czasowe i lokalizacyjne: Poinformuj, kiedy i gdzie wydarzenie miało lub będzie miało miejsce.

5. Rozwinięcie – dostarcz więcej szczegółów

W dalszej części komunikatu możesz rozwinąć przekazane informacje, dostarczając dziennikarzom więcej szczegółów. To miejsce na opisanie, jak dany produkt działa, jakie są szczegóły wydarzenia lub jakie są korzyści wynikające z nowości wprowadzonych przez firmę. Ciało tekstu powinno być łatwe do czytania, podzielone na krótkie akapity, aby ułatwić zrozumienie treści.

Kluczowe zasady pisania rozwinięcia:

• Unikaj zbyt skomplikowanego języka: Pisz w prosty, zrozumiały sposób, unikając nadmiaru branżowego żargonu.
• Podaj konkretne dane: Jeśli wprowadzasz nowy produkt, podaj szczegóły, które mogą zainteresować dziennikarzy, np. cenę, funkcje czy innowacje.
• Odpowiadaj na pytania odbiorców: Przewiduj, jakie pytania mogą mieć dziennikarze i odpowiedz na nie w swoim komunikacie.

6. Cytaty – dodaj autorytetu

Dodanie cytatów od osób kluczowych dla firmy, takich jak CEO, managerowie czy specjaliści, dodaje komunikatowi autorytetu i pomaga w budowaniu zaufania. Cytaty powinny być zwięzłe, ale emocjonalne, aby wzbudzić zainteresowanie i pokazać, dlaczego dana informacja jest ważna.

Jakie powinny być cytaty?

• Wiarygodne i rzeczowe: Unikaj nadmiernie marketingowego języka. Cytaty powinny być naturalne i informacyjne.
• Osobiste: Cytat powinien pokazywać zaangażowanie osoby w dane wydarzenie lub produkt. Przykład: „Jesteśmy dumni, że możemy wprowadzić ten innowacyjny produkt na rynek, który przyczyni się do poprawy życia naszych klientów” – mówi Jan Kowalski, CEO firmy X.

7. Informacje o firmie (boilerplate)

Na końcu każdego komunikatu prasowego powinna znaleźć się krótka notka o firmie, zwana boilerplate. To standardowy opis Twojej firmy, który można dodawać do każdego komunikatu prasowego.

Co powinno znaleźć się w boilerplate?

• Krótki opis firmy: Kiedy firma została założona, czym się zajmuje, jakie są jej główne osiągnięcia.
• Misja i wizja: Przedstaw misję firmy i jakie wartości promuje.
• Ważne dane kontaktowe: Umieść adres strony internetowej i dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za kontakt z mediami.

8. Dane kontaktowe – ułatw kontakt dziennikarzom

Na końcu komunikatu prasowego zawsze należy podać dane kontaktowe osoby, która odpowiada za komunikację z mediami. To może być osoba z działu PR lub marketingu.

Co powinny zawierać dane kontaktowe?

• Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakt.
• E-mail i numer telefonu.
• Linki do strony internetowej i/lub profili w mediach społecznościowych.

9. Dostosuj język do odbiorcy i mediów

Pamiętaj, że informacje prasowe są kierowane do dziennikarzy, którzy będą decydować, czy warto opublikować dany materiał. Dlatego ważne jest, aby dostosować język komunikatu do mediów, które planujesz zaangażować.

Kluczowe zasady języka:

• Unikaj marketingowego żargonu: Informacja prasowa to nie reklama. Skup się na dostarczeniu informacji, a nie na promowaniu marki.
• Pisz w trzeciej osobie: Komunikaty prasowe pisz w neutralnym tonie, w trzeciej osobie, aby zachować obiektywność.
• Dbaj o zwięzłość: Większość informacji prasowych powinna mieścić się na jednej stronie, aby dziennikarze mogli szybko przyswoić kluczowe informacje.

10. Wyślij komunikat w odpowiednim czasie i formie

Kiedy już stworzysz informację prasową, kluczowe jest, aby wysłać ją do odpowiednich mediów we właściwym momencie. Najlepiej wysyłać komunikaty prasowe rano, gdy dziennikarze planują treści na dzień. Pamiętaj też, aby wysyłać je w odpowiednim formacie, najczęściej jako e-mail z załączoną informacją prasową w formacie PDF lub tekstowym.

Jak wysłać komunikat prasowy?

• Wybierz odpowiednie media: Dostosuj swój komunikat do mediów, które mogą być zainteresowane Twoją branżą.
• Personalizuj wiadomość: Jeśli to możliwe, zwróć się do konkretnych dziennikarzy, z którymi nawiązujesz relację. Zwiększa to szansę na publikację.
• Zamieść treść w treści e-maila: Dziennikarze często wolą otrzymywać treść komunikatu bezpośrednio w treści wiadomości e-mail, a nie tylko jako załącznik.

Podsumowanie

Dobry komunikat prasowy to jasna, zwięzła i interesująca wiadomość, która dostarcza dziennikarzom niezbędnych informacji, jakie mogą wykorzystać do stworzenia publikacji. Aby zwiększyć szanse na zainteresowanie mediów, warto zastosować powyższe zasady: skupić się na tworzeniu czytelnych nagłówków, przekazywać kluczowe informacje we wstępie, dostarczać wartościowych treści oraz zawsze podać dane kontaktowe.

Pamiętaj, że skuteczny komunikat prasowy to nie tylko tekst, ale również narzędzie budowania relacji z mediami, które może przynieść Twojej firmie długoterminowe korzyści.